Ospalco Ltda

CONCLUSIONES

Podemos concluir que la empresa Ospalco Ltda. Esta catalogada por sus clientes como una de las mejores empresas de la región, ya que a lo largo de estos años de funcionamiento se ha dedicado a mejorar sus procesos y su enfoque principal siempre es la satisfacción de sus clientes.

De igual manera los trabajadores a pesar de la problemática que analizamos muestra un excelente desempeño en cada uno de sus cargos lo que a la empresa le genera rentabilidad y productividad.

RECOMENDACIONES

La calidad Total es el tema principal de las organizaciones. Cada día nuestro objetivo es mejorar cada uno de estos procesos que solo se logra con la participación activa de cada uno de los trabajadores que conforman la organización.

La gerencia desempeña un papel importante ya que la motivación que brinde a cada uno de los trabajadores hace que la empresa crezca cada vez mas. Es importante tener en cuenta esta problemática con su respectiva solución para que dicha política de calidad se cumpla en la organización.

RECEPCION DE FACTURAS

a) La persona en cargada debe estar muy atenta cuando nos viene a entregar una factura para cobrarnos una compra o un servicio, debe verificar con el departamento correspondiente si entro a la empresa la compra o si se presto el servicio.

b) Es importante que la persona verifique antes de firmar el recibido que las facturas deben cumplan con las normas establecidas por la División de Impuestos y Aduanas nacionales DIAN.

c) Una factura legal debe tener: Una razón social y/o nombre del propietario con el Número de Identificación Tributaria NIT.

d) Una factura legal debe tener: El tipo de régimen Contable que tiene establecido. Régimen Común ó Régimen simplificado.

e) Una factura legal debe tener: una numeración. Las facturas del régimen común tendrán impresa la Resolución de la DIAN con fecha autorizando la respectiva numeración.

f) Una factura legal debe tener: la Dirección y el Teléfono.

g) Una factura legal debe tener si es del régimen Común la discriminación del Impuesto al Valor Agregado IVA

h) La factura legal tiene al margen el nombre, el NIT y el teléfono de la casa impresora.

i) Una factura legal debe tener: la información si son o no Grandes Contribuyentes.

j) En el caso de la factura del régimen Simplificado la factura debe venir acompañada la primera vez por el RUT. Siempre que el monto sea igual o superior a $84.000. (el RUT deberá ser fotocopiado y archivado para ser utilizado ó consultado en posteriores transacciones).

k) Debe ser firmada como recibida, se le colocará la fecha y la hora tanto el original como la copia. Acá es importante que la fecha de la factura no sea con fechas anteriores demasiado atrasadas al momento de recibirlas, nos puede causar problemas.

l) Es recomendable en caso de no pagar de contado, colocarle un sello que diga: recibida para revisión y aprobación. (En el sello se puede incluir la fecha y hora).

RECEPCION DE CUENTAS DE COBRO

a) En La Cuenta de Cobro debe figurar la ciudad de origen y fecha y numeradas (esto último es importante)..

b) Debe venir acompañada la primera vez por el RUT independientemente de su monto.

c) Se debe definir claramente el concepto objeto de la Cuenta de Cobro

d) Debe venir firmada por el interesado

e) Debe ser firmada como recibida, se le colocará la fecha y la hora tanto el original como la copia. Acá es importante que la fecha de la Cuenta de Cobro no sea con fechas anteriores demasiado atrasadas al momento de recibirlas, nos puede causar problemas.

f) Es recomendable en caso de no pagar de contado, colocarle un sello que diga: recibida para revisión y aprobación. (En el sello se puede incluir la fecha y hora).

RECEPCION DE FACTURAS Y CUENTAS DE COBRO FACTURABLES A ECOPETROL

Además de tener en cuenta todos los detalles de los ítems anteriores tendríamos que adicionar:

a. Anexar copia o fotocopia de la requisición de la compra o servicio

b. Como mínimo tres cotizaciones. Si el proveedor es el único en la región, hace la aclaración.

c. Hacer cuadro comparativo de las cotizaciones.

d. Anexar entrada de almacén

e. Las fechas deben ser consecutivas. Por ejemplo, No puede ir una cotización con fecha anterior al la requisición del servicio o la compra

PAGOS

Una vez recibida las FACTURAS o CUENTAS DE COBRO se revisará con la Orden de Compra, orden de Servicio, Contrato y/o Requisición de ECOPETROL y al dar Visto bueno para ser aprobada y pasará a Programación de Pago para ser incluida en el flujo de fondos.

Se recomienda a los negociadores en lo posible manejar los pagos a 30 días a la presentación de la factura o Cuenta de cobro. Esto es normal y a nosotros también nos aplican esta normativa.

CAJA MENOR

El objetivo de la apertura y funcionamiento de la Caja Menor es pagar aquellos gastos considerados pequeños y que se presentan a diario en las empresas. El monto de la Caja Menor esta condicionado a las actividades que se tengan, por ejemplo, en épocas donde exista un volumen elevado de gastos de incrementa, puede establecerse en $ 300.000, $ 500.000, $1.000.000, $ 1.500.000 y máximo $ 2.000.000.

QUIEN DETERMINA EL MONTO

El monto de la Caja Menor será determinado en primera instancia por el GERENTE y/o REPRESENTANTE LEGAL y en pocas excepciones por el ADMINISTRADOR quien es el Directo responsable.

APERTURA

Definido el monto y la persona asignada para su manejo se efectuará un Acta de Apertura de Caja Menor. Allí se dice a quien se le entregan los recursos, el monto de manejo, la ciudad y la fecha. La filosofía contable de la Caja Menor es actuar como un préstamo que será descontable de la liquidación de Prestaciones Sociales si al retiro del trabajador no justifica su Monto.

Se podrán hacer Actas de adición para incrementar o rebajar su Monto. Esto dependerá de las actividades y la frecuencia de los reembolsos.

Los reembolsos de la Caja Menor no podrán ser inferiores al 50% del Monto de Apertura.

MANEJO

Todos los recibos y facturas que pasen por la Caja Menor deben estar legibles y entendibles y el concepto claro y transparente, deben mostrar el NIT, RUT y/o cédula de ciudadanía, el nombre o la Razón Social a quien se el efectúa el pago.

El concepto una vez se conozca, se puede ampliar si se desea al margen del mismo recibo. P. Ejemplo compra de 5 galones de ACPM. Entonces al momento de que le entreguen el recibo de le puede agregar para qué máquina se compró ese combustible. Al pagar un servicio de mensajería, adicionar para qué y para quien se utilizó el servicio. En resumen todo debe quedar lo más claro posible. Esta actividad debe realizarse en el acto de reconocer o aceptar el recibo, si se deja para días posteriores se corre el riesgo de olvidar el concepto.

El tope máximo usado como guía para pagar cada recibo o factura por Caja Menor es de $ 100.000 pesos, sin embargo este puede variar dependiendo de la necesidad y prioridad del pago.

Los pagos efectuados por Caja Menor también aplican las normas expedidas por la Administración de Aduanas e Impuestos Nacionales -DIAN- referente a la retención en la Fuente y Retención sobre IVA. Por ejemplo el pago de un servicio (común por Caja Menor) que sea igual o superior a $ 84.000 pesos debe aplicársele retención en la fuente.

Se recomienda leer la sección de Recepción de Facturas del Manual de Procedimientos para ampliar el concepto de factura (legal). Es importante hace la aclaración para que la persona encargada de Caja Menor instruya a aquella que va a efectuar la compra y cuando llegue el momento de recibir “la factura” ésta reúna las condiciones de la DIAN, sobre todo en aquellos establecimientos o negocios donde buscan esconder el IVA como p. ejemplo algunas ferreterías que en su lugar dan en una hoja que dice “cotización” “Salida de Almacén” ó “Remisión” con todas las características de una factura, vienen numeradas con NIT, la casa impresora, etc pero NO son facturas y contablemente no sirven, pero cuando el comprador desconoce la norma y la acepta así, entramos en conflicto con el que efectuó la compra por no poder recibirle un recibo de cotización dado como factura.

REEMBOLSOS

Los reembolsos de Caja Menor deben tener:

1) Una planilla o Resumen del reembolso al inicio.

2) En la planilla debe figurar:

a) El nombre de la Empresa

b) El NIT

c) La Cuenta Bancaria del responsable en caso de pago por consignación ó pago por portal de Internet.

d) Consecutivo.

e) Nombre del Proyecto.

f) Nombre del responsable

g) Ciudad y fecha.

h) Columna a cargo de qué empresa efectúa el pago.

i) Columna con el nombre del beneficiario del pago

j) Columna con el NIT, RUT ó CC

k) Concepto del pago. Se debe coordinar con el Departamento de Contabilidad para unificar criterios a este respecto, con el fin de encajar con los que maneja el programa TNS.

l) El valor neto pagado.

m) El Total del reembolso en número y en letra.

n) La firma del responsable o quien elabora el reembolso

o) Puede ser aunque no indispensable la firma del departamento de Contabilidad. Esta firma en caso de darse re efectúa cuando se acepta el reembolso.

p) Firma de la persona que aprueba el reembolso. El gerente y/o representante Legal de la compañía.

3) Los recibos deben venir ordenados por empresas en caso de tener varias. (caso grupo empresarial OSPALCO).

4) Una vez ordenados por empresa se efectúa por concepto (no por fecha) según los requerimientos y lineamientos ya coordinados con el departamento de contabilidad.

5) Los recibos pequeños deben pegarse a una página en blanco en forma estética y ordenada

6) En el caso de que se puedan enumerar los recibos es conveniente hacerlo.

7) El total de recibos debe ser igual al número de ítems elaborados en la planilla.

8) Se totaliza el reembolso en número arábigo y letra

9) Se colocan finalmente las firmas: De la persona que lo elaboró, el responsable de la caja menor, La aprobación por parte del ing OSCAR PALOMINO y finalmente cuando se contabilice por la contadora de la empresa Dra MARTHA FABIOLA AVENDAÑO.

Finalmente cuando se ha aprobado por el ing. OSCAR se procede a realizar el cheque del reembolso. (No es necesario que se contabilice para hacerlo).

FACTIBILIDAD TECNICA

No existe la infraestructura necesaria para ubicar los departamentos en una sola oficina. Pero si contamos con el personal y los equipos de computo suficientes para ser ubicados en una misma sede. La empresa cuenta con las posibilidades para montar dicha estructura.

Tendríamos que:

· Adaptar las instalaciones

· Capacitar al personal en cuento a manejos de equipos de trabajo.

FACTIBILIDAD ECONÓMICA

· Esto seria una alternativa muy viable para la empresa pues reduciríamos costos fijos de la empresa.

· Ahorraríamos tiempo en cuento a la entrega de documentos.

· Se reducirían costos de transporte de documentos

· Los empleados estarían en la misma oficina, aumentarían niveles de productividad.

FACTIBILIDAD OPERACIONAL

Los clientes estarían satisfechos porque habría una mejor atención, Los departamentos serian más asequibles parta ellos evitándole el desplazamiento de una oficina a otra. Además los problemas o quejas serian resueltos de forma inmediata.

Tal vez el problema que se pueda presentar seria la relación entre compañeros de trabajo pues no estarían acostumbrados a mantener un trabajo en equipo.

Se requiere con urgencia la centralización de la empresa. Conformar una sola oficina donde se encuentren ubicados los diferentes departamentos, así la información no se filtraría al transportar los documentos de un edificio a otro y evitaría también las demoras a la hora de entrega.

La información se mantendría al día sobre todo al momento de ingresarla en el sistema de contabilidad.

La empresa Ospalco Ltda. Presenta ciertas falencias en el área que maneja la Asistente Administrativa tipo A. Ese departamento es el encargado de recibir y distribuir la correspondencia que llega a la empresa y también la correspondencia enviada.

Como la empresa se divide por departamentos: contable, alquiler e importación, a demás de algunos consorcios conformados últimamente, el departamento se encarga de distribuir a los otros departamentos la información que llega a la empresa. Es de vital importancia par tener la información al día.

Los departamentos se encuentran en edificios separados y muchas veces se dificulta la llegada a tiempo de algunos documentos.

De acuerdo a algunas quejas suministradas por el personal de la empresa, el departamento no realiza a satisfacción dicha función ocasionando que parte de la información no llegue a tiempo y produzca demoras al momento de ingresar la información al sistema contable de la empresa.